Jeden Morgen verteilt ihr während der Teamerbesprechung die Daily News. (Ihr könnt natürlich einen zum Motto passenden Namen wählen!)
Den Teamern liegt zwar ein Wochenplan vor, dennoch ist es sinnvoll, an jedem Tag Ziele festzulegen und noch einmal zu besprechen.
Die Daily News enthalten eine kurze Zusammenfassung des Tagesplans, wichtige Orientierungspunkte was heute vermittelt werden soll und erwähnen alle Details und Planänderungen. Sie umreißen auch das Abendprogramm, etwa den Beginn der Kneipentour.
Vor den Daily News solltet ihr den vorhergegangenen Tag besprechen und Probleme klären, damit sich die Teamer anschließend auf den neuen Tag einstimmen können. Lasst die Daily News nicht unkommentiert, sondern geht die einzelnen Punkte mit den Teamern durch. Weist besonders auf Termine (Bibliotheksführung, IRB) hin.
Beispiele findet ihr im Archiv.
Die gesamte O-Woche über sollte das FSR-Büro von ca. eine Stunde vor Beginn des Teamertreffens bis eine Stunde nach Ende der Gruppenaktivitäten ständig besetzt sein! Je nach Abendprogramm kann es sinnvoll sein länger im Büro zu sitzen.
Im Büro bist du Ansprechpartner für alles was mit der O-Phase zu tun hat. Du weißt, was gerade Programmpunkt ist, wo welche Gruppen mit welchen Teamern sind, wieviele Würstchen im Kühlschrank liegen usw. Du hilfst verlorenen Erstis ihre Gruppen wiederzufinden und teilst Nachzügler zu. Du verteilst Whiteboardmarker, Kreppband und Pflaster. Du koordinierst nicht nur die Gruppen, sondern auch den Ablauf des restlichen Programms (z.B. rechtzeitiger Aufbau des Grills für das Nachmittagsprogramm). Du druckst schnell noch Infozettel aus und schickst Leute zum Ketchup kaufen. Du telefonierst durch die Gegend um Teamer aufzutreiben, die verschlafen haben.
Wer auch immer ein Problem hat, wird dich im Büro anrufen und deswegen bist du da.
Weil du alleine nicht alles schaffen kannst (und das Büro auch nur bedingt verlassen solltest, bleib in Hörweite des Telefons!), darfst du diese Woche verstärkt delegieren. Wer in der Küche herumgammelt oder ungeniert durch deine Bürotür schielt, eignet sich super um Uni-Sport-Broschüren in die Gruppenräume zu bringen oder das Flaschenchaos im CZI zu beseitigen. Auch die Erstis helfen gerne beim Aufstellen von Bierbänken, aber natürlich erst nach Ende der Gruppenphase.
Du kannst erstmal nicht davon ausgehen, dass du längere Zeit ungestört bist und irgendetwas konzentriert tun kannst. Trotzdem gibt es eine Menge Dinge die du noch erledigen kannst oder musst.
Oft gibt es noch Rückstände aus den AKs aufzuholen, etwa das Drucken der Stationszettel für die Campusrallye oder das Erstellen von Getränkekarten für die Party. Plane so, dass bis zur Deadline alles fertig ist. (Wenn die AKs schlampen, überlege dir, ob du das wirklich allein aufarbeiten solltet. Lege im Zweifel ein verpflichtendes AK-Treffen vor die nächste Teamerbesprechung.)
Bring' die Nachmittagsveranstaltung in Gang. Prüfe, ob alles was ihr braucht auch wirklich da ist und animiere Büro-Passanten dazu beim Aufbau zu helfen.
Die Arbeit an der O-Phase an sich ist noch nicht abgeschlossen. Bald sollten euch die ersten Rechnungen erreichen, es sind noch Mails zu beantworten, etc. Diese Aufgaben kannst du nicht delegieren, also mach dich daran.
Sicherlich muss im Büro irgendwas aufgeräumt werden. Räum den Müll weg, entrümple den Stiftebecher, stelle fremde Gläser in die Küche, sortiere deine Notizen.
Du kannst auch versuchen zu lesen oder zu lernen, aber der Fachschaftsflur ist derart bevölkert und das Telefon so lebhaft, dass du dafür starke Nerven brauchen wirst.
Die T-Shirts sollten allerspätestens eine Woche vor Beginn der O-Phase da sein. Je nachdem wen man gewinnen kann ist ein Logo schnell designt, die Auswahl der T-Shirts und der Druckerei ist jedoch etwas, für das man mehrere Stunden einplanen sollte. Danach muss man von der Druckerei Angebote und Größenlisten einholen, damit alle Teamer noch einmal kontrollieren können, ob ihre Größen denn auch stimmen - T-Shirts fallen bekanntlich sehr unterschiedlich groß aus. Zwischen Auswahl der T-Shirts und tatsächlicher Bestellung kann nochmal gut ein Monat vergehen, weil man es immer wieder wegschiebt! Beachtet auch insbesondere wenn die Bestellung sich mit der Teamerfahrt überschneidet, dass die Druckerei noch Rückfragen via Email stellen könnte - ihr solltet also in jedem Fall einmal täglich in Lembeck Mails abrufen!
hier weiterschreiben
Wiki aufgebaut
[[Einkaufsliste: Gruppen]]
[[Einkaufsliste: Teamerfahrt - Food]]
[[Einkaufsliste: Teamerfahrt - Nonfood]]
[[Einkaufsliste: Grillen]]
[[Einkaufsliste: Cafe]]
[[Checkliste: O-Woche allgemein]]
[[Checkliste: NF-/AF-Beratung]]
[[Checkliste: Campus-Rallye]]
[[Checkliste: Party]]
[[Checkliste: Kneipentour]]
Als Orga ist es eure Pflicht Teamer den Gruppen zuzuteilen. Das könnt ihr nicht einfach blind tun, da dann Konflikte vorprogrammiert sind. Die Teamerfahrt und die Treffen sind eure Chance die Teamer kennen zu lernen um sie besser einschätzen zu können. Die folgenden Punkte sind Anregungen für eine gelungene Zusammenstellung:
Erstteamer und Altteamer
Auch wenn Erstteamer sich vor oder während der Teamerfahrt anfreunden, ist es nicht sinnvoll sie alleine zusammen teamen zu lassen. In jeder Gruppe sollte sich mindestens ein Teamer mit Erfahrung finden, der die anderen anlernt und im Zweifel die Führung übernehmen kann. Nach einigen Tagen in der Gruppe ist es möglich Erst- oder Zweitteamer einen Tag alleine teamen zu lassen, wenn das Thema es zulässt (z.B. beim Stundenplanfrühstück).
Stille und Laute
Es gibt geborene Alleinunterhalter und es gibt Leute, die lieber schweigen. In der Gruppe ist es wichtig zwischen beidem eine Balance herzustellen, damit sich eine angenehme Dynamik ergibt. Einem stillen Teamer solltet ihr jemanden an die Seite stellen, der Gesprächslücken füllen kann, sodass keine unangenehmen Pausen entstehen. Umgekehrt muss einem Redner ein Teamer zugeteilt werden, der selbstbewusst genug ist, zu unterbrechen (vor allem bei Fehlern) und selbst Redezeit für sich zu beanspruchen. Eventuell muss auch jemand gefunden werden, der regelmäßig auf die Uhr schaut, damit Zeitpläne nicht von der Informationsflut gesprengt werden.
Ruhige und Ungeduldige
Es gibt Teamer die sehr empfindlich auf Unterbrechungen und Meinungsverschiedenheiten reagieren. Da die Teamer als Einheit ohne inneren Konflikt auftreten sollen, ist es sinnvoll hier einen geduldigen Teamer dazuzunehmen, damit keine Diskussionen ausbrechen. Beide sollten aber übereinstimmen, dass es dringend notwendig ist gegenseitig Fehler zu korrigieren und dass dies keinen persönlichen Angriff darstellt. Haltet eure Teamer dazu an bei Problemen untereinander Kontakt zu euch aufzunehmen.
Diplom und Ba/Ma
Dieser Punkt erledigt sich immer mehr von selbst, da die Zahl der engagierten Bachelor-/Master-Studenten langsam überwiegt. Bei einigen Themen fällt es Diplomern aber schwer aktuelle Angaben zum Studium zu machen. Es ist kein Muss aber es hilft eventuell einen Ba/Ma-Teamer mit in der Gruppe zu haben.
Freunde
Freunde zusammen teamen zu lassen ist meist eine gute Idee, da sie vom Charakter harmonieren und sich mit Freude über ihre Gruppe und etwaige Probleme austauschen werden und versuchen sie selbst zu lösen. Versucht daher Mitteamerwünsche zu erfüllen. Oft führen die vorherigen Punkte aber dazu, dass ihr Freunde trennen müsst. Das kann auch produktiv sein, da sie mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre Gruppen zueinanderführen und zum Beispiel zusammen ein Spiel spielen lassen oder sich am Abend treffen. Habt ihr nicht allzu große Gruppen, ist es auch möglich die Campusführung gemeinsam zu veranstalten.
Springer
Immer wieder finden sich Altteamer mit wenig Zeit, die dennoch ihre Hilfe anbieten. Die braucht ihr ganz dringend, denn sie können euch sowohl im Hintergrund beim Auf- und Abbau oder Grillen helfen als auch in praktisch jeder Gruppe einen Tag lang einen Teamer ersetzen. Sinnvoll einsetzen kann man sie auch bei Gruppen, die sich erfahrene Unterstützung bei der Campusführung oder schwierigen Themen wünschen.
Paare
Ob ihr ein Paar zusammen teamen lassen wollt, liegt in eurem Ermessen. Der Fokus sollte klar auf der Gruppe liegen, es ist nicht sinnvoll nebeneinander zu sitzen (-> Kommunikationskurs) und die Stimmung sollte unabhängig von eventuellem Streit hochgehalten werden können. Funktioniert das nicht, ist es sinnvoller das Paar zu trennen. Es gibt am Nachmittag und Abend genug Gelegenheit Zeit zusammen zu verbringen und sich auszutauschen. Ähnliches gilt für Ex-Paare.
Organisiert euch die Nummern der Räume, in welchen ihr Gruppen platziert. Sonst wird das Leistungssport.
Ihr habt euch soeben zu einem Orga-Team zusammengefunden? Dann beginnt eure Arbeit jetzt!
Es ist nicht wichtig, wie viel Zeit ihr noch bis zu "eurer" O-Phase habt, denn es gibt Dinge, die ihr jetzt schon tun könnt. Dazu gehört zum Beispiel:
ein Motto entwickeln
Auch wenn es in der O-Phase selbst oft etwas in den Hintergrund tritt: Das Motto ist das, unter dem ihr etwa ein Jahr lang gemeinsam arbeiten werdet. (Ihr habt weniger als ein Jahr? Dann auf an die Arbeit!) Viele Dinge sind an das Motto angelehnt und werden ohne nicht fertig, z.B. der Erstiguide oder die Tshirts sowie der O-Phasen-Film.
sich als Orga bestätigen lassen
In den wenigsten Fällen wird jemand euch als Orga anfechten wollen. Dennnoch solltet ihr euch auf der FVV mit eurem Motto präsentieren und bestätigen lassen, denn das macht eure Arbeit ein wenig offizieller. Ihr werdet in der nächsten Zeit im Namen der Fachschaft und mit ihrem Rückhalt arbeiten, Texte verfassen, Verträge unterschreiben und Geld ausgeben und da ist es für alle Beteiligten schöner zu sagen "Ich bin ernannt worden."
den Film drehen
Zu vielen O-Phasen wird ein Film passend zum jeweiligen Motto gedreht. Hier gibt es viel zu tun und die Drehtage können lang werden und Zeit verschlingen. Auch die Film-AG freut sich, wenn ihr frühzeitig anklopft.
Puffer schaffen
Je mehr und je eher ihr Dinge erledigen könnt, desto mehr Spielraum habt ihr während Prüfungszeiten, Krankheitsphasen und sonstigen Krisen. Wenn ihr denkt "Jetzt muss ich ran!" habt ihr schon Zeit für akutes anstatt durch unabgearbeitete Tickets zu rauschen.
ACHTUNG
Solltest du planen ein Studium an der TU Dortmund aufzunehmen und hast noch an keiner O-Phase teilgenommen, dann solltest du an dieser Stelle aufhören im Wiki zu blättern. Die O-Phase ist eine lustige, spannende und liebevoll gestaltete Woche, die man selbst erleben sollte und es ist vielleicht keine gute Idee sich all die Überraschungen zu verderben die da warten. Bist du aber dennoch nicht im Stande dich zurückzuhalten und etwas anderes zu lesen bis es soweit ist, dann hülle dich den anderen Studienanfängern gegenüber bitte in wissendes Schweigen, denn du wirst feststellen, dass das organisieren der O-Phase viel Arbeit bedeutet.
Bevor du dir denkst "Es ist ja noch sooo viel Zeit ...": Es gibt schon jetzt genug zu tun! Wenn du diese Liste abgearbeitet hast,
Früh:Es gibt eine Liste von Dingen, die jedes Jahr erledigt werden wollen, (größtenteils) unabhängig von Sommer- oder Winter-O-Phase, dem Motto und vielen anderen Faktoren.
Wenn du schon hier bist, hast du die erste Hürde bereits genommen und als Leitfaden seien dir die Tickets der letzten O-Phasen ans Herz gelegt. Die können kopiert und angepasst werden. Das Ticketsystem bietet dir die Möglichkeit den Orga-Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen; diese können dann ihren Fortschritt dort notieren und der ist von allen einsehbar. So habt ihr ständig einen Überblick über die Aufgaben und Deadlines.
Damit ihr das nutzen könnt, brauchen aber alle Orga-Mitglieder erstmal einen Account für fachschaften.org und Rechte in eurem Projekt.
Orga-Erstis solltet ihr dann langsam mit den Aufgaben vertraut machen. Wenn du selbst zum ersten Mal im n-Gestirn sitzt, überleg' doch mal für welche Bereiche du besonders gern Verantwortung übernehmen würdest. Sponsorensuche? Teamerfahrt? Guides? T-Shirts? Party? Etwas anderes? Freiwillige sind gern gesehen :)
Stellt fest, wann die Orga-Mitglieder Zeit haben: Am Whiteboard beim Treffen oder im Doodle - und dann regelmäßige Treffen festlegen!
Je nach Vorarbeit der letzten Orga müsst ihr euch um eine Unterkunft für die Teamerfahrt kümmern. Wie viele Schlafplätze braucht ihr? Die Midlicher Mühle wird gerne direkt für das Folgejahr gebucht, darum solltet ihr euch dann auch wieder kümmern. Für das Sommersemester gibt es bisher kein festes "Reiseziel", hier müsst ihr rechtzeitig selbst auf die Suche gehen.
Wenn das Motto steht, braucht ihr ein T-Shirt-Design. Wenn keiner von euch einen Künstler in sich trägt, müsst ihr jemanden finden, der euch hilft!
Hallo du der da gerade beginnt dieses Wiki zu lesen!
An dieser Stelle möchten wir dir ein paar Hinweise dazu geben, was dieses Wiki sein soll, was es nicht sein soll und warum wir uns entschlossen haben es zu beginnen.
Wir, die Orga der O-Phase des WS13/14 haben uns zum Ziel gesetzt unsere Arbeit an der (vermutlich) bisher größten O-Phase von Beginn an so weit wie möglich zu dokumentieren um unsere Erfahrungen allen zukünftigen Orga-Teams zugänglich zu machen. Dazu bewogen hat uns zum einen, dass immer wieder erfahrene Studenten die Fachschaft verlassen und "Orga-Erstis" aus verschiedensten Gründen nur schwer zu gewinnen sind, zum anderen, dass so viele Dinge immer wieder vergessen oder falsch gemacht werden, obwohl sie von früheren Orgas schon zur Genüge durchlitten und in den analogen O-Phasen-Ordnern abgelegt wurden (die man als Orga-Ersti natürlich nur ungern komplett durchliest).
Was dieses Wiki will:Damit das Wiki auch in der nächsten O-Phase noch nutzbar ist, hoffen wir auf eure zukünftige Mitarbeit und bitten euch an dieser Stelle das Wiki auch in diesem Jahr wieder zu überprüfen, zu aktualisieren und mit euren Erfahrungen zu ergänzen. Damit das etwas leichter fällt, tragt bitte ins Changelog OBEN unter der Überschrift eurer O-Phase von euch gemachte Änderungen ein, z.B. "Kontaktliste - Telefonnummern aktualisiert" oder "Artikel 'O-Phasen-Spiele' hinzugefügt".
Die Teamer sind die Standbeine der O-Phase. Gibt es nicht genug, werden die Gruppen zu groß bis hin zu dem Punkt wo die O-Phase eigentlich nur noch im Hörsaal stattfinden kann.
Wie viele Teamer brauche ich?
Zuerst musst du an eine Schätzung der Einschreibungen kommen. Ein guter Orientierungswert ist die Zahl der Einschreibungen aus dem Jahr davor. Im Sommer ist diese Zahl bisher deutlich geringer als im Winter. Als Erfahrungswert kannst du davon etwa mit 60% der Leute in der O-Phase rechnen, solltest aber auch im Hinterkopf behalten, dass plötzlich 90 oder sogar 100% auftauchen könnten oder dass die Schätzung der Neueinschreibungen falsch war.
Ideal ist eine Gruppengröße von ca. 20 Leuten mit mindestens zwei Teamern. Diese ist schon allein durch die Größe einiger Räume beschränkt. Möglich ist auch eine 30er-Gruppe, hier sollte man aber eher drei Teamer zuteilen.
Immer sollten mindestens zwei Teamer eine Gruppe begleiten, zum einen aufgrund der im Kommunikationskurs vermittelten Erfahrungen und zum anderen beim Auftreten von Problemen oder Unfällen. Drei fest zu einer Gruppe zugeteilte Teamer haben den Vorteil, dass bei Ausfall eines Teamers (krank, Klausur, sonstiges) die Gruppe mit den bekannten Teamern weitergeführt werden kann und nicht jeden Tag ein neuer Springer als "Bezugsperson" eingeführt wird.
Du brauchst zudem pro Gruppe mindestens einen Teamer, der nicht Erstteamer ist. Das sollte möglichst jemand sein, der sich schon in mehreren O-Phasen bewährt hat. Prinzipiell können auch Teamer mit nur einer Teilnahme eine Gruppe übernehmen, wenn sie das nötige Auftreten haben. Hier können gut mehrere "Zweitteamer" eine Gruppe leiten, ein Erstteamer als einzige Begleitung ist je nach Persönlichkeit zu vermeiden.
Teile die geschätzten Teilnehmer durch 20 und prüfe, ob du genug erfahrene Teamer hast, um die Gruppen zu leiten. Wenn nicht, musst du entweder mehr Altteamer ansprechen und zum Teamen bewegen oder die Orga muss abwechselnd selbst mitteamen.
Jetzt müssen noch mindestens so viele Teamer übrig sein wie du Gruppen gebildet hast. Prüfe an dieser Stelle noch, ob an allen Wochentagen Teamer für jede Gruppe da sein können und ob du ausreichend Springer hast.
Sind keine weiteren Teamer zu finden, kannst du dir überlegen, ob ihr die Gruppengrößen erhöhen wollt. Bedenkt dabei die Raumgrößen und die Fähigkeiten der Teamer.
Wie werbe ich Teamer an?
Mache die O-Phase rechtzeitig bekannt (auch um zu zeigen, dass ihr euch darum kümmert und keine Katastrophen zu erwarten sind). Rechtzeitig ist mindestens ein halbes Jahr vor der O-Woche. Das gibt den potentiellen Teamern die Möglichkeit ihre Teilnahme zu überdenken und zu planen.
Melden sich nur wenige Leute, könnt ihr ca. 1 Monat vor der Teamerfahrt noch einen Aufruf per Mail herumschicken.
Bedenkt immer: Ihr könnt und wollt Leute nicht zum Teamen zwingen. Wer nicht aus Überzeugung und Spaß an der Sache teamt, ist schnell unmotiviert und kann die Erstsemester nicht so mitreißen wie freiwillige Helfer. Habt ihr nicht genug Teamer, müsst ihr euch Alternativen überlegen (z.B. ausweichen auf Programm im Hörsaal, Verkürzen der O-Phase, ...)
Auch wenn das Motto in der O-Phase oft nicht so präsent ist, ist die Wahl eines solchen doch wichtig und manchmal schwierig.
Das Motto ist der Arbeitstitel des n-Gestirns, euer Leitfaden und eure Visitenkarte. Es repräsentiert euch, die Fachschaft, die Uni nach außen und daher kann man beim Motto tatsächlich etwas "falsch machen" (auch wenn der gesunde Verstand das eigentlich immer verhindert).
Manchmal findet sich ein n-Gestirn unter einem Motto zusammen, manchmal wird das Motto vom n-Gestirn erarbeitet. Wenn ihr noch keins gefunden habt: Keine Angst, wir haben einige Anregungen zusammengestellt.
Wie sollte das Motto gestaltet sein?Hier findet ihr, neben den News, alle wichtigen Informationen über die aktuellen O-Phasen-Planungen. Außerdem könnt ihr hier als Teamer auch selber Informationen bereitstellen. Achtet allerdings darauf, dass diese Seiten "world-readable" sind, stellt also nichts online, was nicht auch Ersties wissen dürfen.
Eine Aufgabe, die man eher früh als spät erledigen sollte ist, sich einen Schlüssel fürs FSR-Büro zu organisieren. Man wuselt zu einer FSR-Sitzung und beantragt Schlüsselberechtigung. Wird der Antrag angenommen (und das sollte er) bedeutet das zwei Dinge: Zum einen seid ihr danach berechtigt, den Schlüsselbund an euch zu nehmen wenn er gerade in der OH14 umherwandert, zum anderen erhaltet ihr dann vom derzeit zuständigen FSR-Mitglied einen Schlüssel für den Schlüsselkasten im Kopierraum. Ist niemand im Gebäude ist der Schlüssel dort eingeschlossen. Denkt auch immer daran, den Pointer zu setzen!
Organisiert euch einen Ordner, haut ihm einen schönen Aufkleber hinten drauf und stellt ihn in den Schrank. Hurra, ihr habt einen Ordner, in dem ihr alles wichtige abheften könnt!
Findet heraus, wer eure Vorgänger waren, damit ihr ihnen bei jeder Gelegenheit auf die Nerven gehen könnt. Kurzwahlspeicher sind eine tolle Sache.
Wählt am besten möglichst bald einen festen Termin, zu dem ihr euch treffen könnt. Wöchentliche Treffen á 2 Stunden werden vermutlich zur Planung nicht ausreichen (manche sind einfach nicht sonderlich ergiebig), sodass gelegentlich mal ein 4-Stunden-Rumtelefonier-Hau-Ruck-Termin anfallen wird. Regelmäßige Treffen sind dennoch hilfreich.